Conservation partagée…

[étude de cas #2]

Confrontées de plus en plus à un manque de place criant, les quatre BU de la région de Nouvelle-Champagne (1) ont décidé de mettre en place un plan de conservation partagée de plusieurs de leurs périodiques scientifiques.

Pour déterminer quels titres seraient concernés par une première opération prévue pour le second semestre de 2011, il a été décidé de se concentrer exclusivement sur :

  • des titres morts depuis au moins 15 ans,
  • liés aux domaines de la santé humaine, des sciences de la terre, de l’architecture et de la philosophie.

Soit un total de 452 titres de périodiques. Cette initiative de conservation partagée entre les quatre BU est soutenue et même vivement encouragée par les autorités académiques respectives. Les conditions de conservation des titres définies dans l’accord de partenariat entre BU sont très strictes. Une BU devient en charge de la conservation d’un titre pour une durée de 10 ans, elle n’en deviendrait propriétaire qu’après 20 ans (2 x 10 ans). Si nécessaire, les autres BU doivent lui envoyer les numéros manquant afin que la collection de conservation soit la plus complète possible. Une BU ne pourrait exceptionnellement se défaire d’une collection dont elle a la charge que si une autre BU partenaire dans le cadre du projet était prête à en accepter la conservation. Le fait qu’une BU soit désignée comme lieu de conservation du titre X n’oblige nullement les autres BU à se défaire du reliquat de leurs collections de ce titre.

De nombreux critères entrent en ligne de compte pour déterminer quelle BU conservera l’intégralité d’une collection et en assurera officiellement la conservation pour une durée de 10 ans. Parmi les plus importants, on trouve notamment :

(1) la quantité déjà présente dans l’une des BU : afin d’éviter d’importants transferts, la BU qui possède déjà la plus grosse partie d’une collection aura la priorité quant à la conservation de l’ensemble de la collection ;

(2) l’adéquation entre un titre et les spécialisations des universités : un périodique de dermatologie ne sera pas conservé en priorité dans une université qui n’a pas de faculté de médecine, une revue de géologie sera plus logiquement conservé dans la bibliothèque d’une université où l’on enseigne les sciences de la terre, etc. ;

(3) l’usage qu’est fait d’un titre dans chacune des BU : les titres des réserves dont des numéros auront été demandés ou prêtés une seule fois (ou pas du tout) entre 2005 et fin 2010 seront considérés comme peu  prioritaires et donc plus facilement cédables à une autre BU partenaire.

À l’Université de Champs-aux-Iris, suite à des regroupements et partenariats établis avec d’autres universités de la région de Nouvelle-Champagne, la filière d’architecture avait progressivement été déplacée dans une université voisine. Le déménagement était presque achevé.

Féru d’architecture et d’histoire urbanistique du XXe siècle, Arsène Burma, conservateur à la BU de l’Université de Champs-aux-Iris, craignait de voir partir dans une autre bibliothèque plusieurs collections de périodiques en lien avec l’architecture, le patrimoine architectural, la rénovations urbaine, le design architectural, etc. Ne pouvant influer sur l’adéquation entre une collection et les enseignements de son Institution (critère 2), il se résolut à travailler sur d’autres critères. Il essaya d’accroître ses collections d’architecture en comblant ses lacunes et récupérant des doubles cédés par d’autres bibliothèques et centres de documentation (notamment au moyen des listes EUROBACK, Dubletten-L, BackServ). Ce faisant, il modifiait le poids et l’importance des propres collections d’architecture de sa BU (critère 1). Il veilla aussi à une utilisation plus fréquente de ses collections d’architecture (critère 3) en mettant des exemplaires de collections particulièrement peu usitées en prêt sur sa propre fiche lecteur, mais aussi sur des fiches de lecteurs fictifs qu’il avait créées pour la circonstance. Travaillant sur les critères 1 et 3, Arsène Burma espérait ainsi conserver dans sa BU un maximum de collections d’architecture, voire récupérer des collections des BU impliquées dans le projet de conservation partagée.

(1) Lieu imaginaire

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Questions à débattre et ruminer

(1) Le comportement du conservateur et les moyens mis en œuvre vous semblent-ils (en partie) justifiés ?

(2) Pouvez-vous envisager avoir recours à des astuces similaires dans votre propre bibliothèque si une situation semblable devait se présenter, si vous aviez l’impression que les fonds dont vous êtes responsable étaient « menacés »?

(3) Dans la mesure où le supérieur hiérarchique du conservateur et/ou le responsable du projet interbibliothèques de conservation partagée devaient avoir vent des initiatives du conservateur, quelles mesures devraient selon vous êtres prises ?

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Certaines interventions et discussions entendues lors de la journée professionnelle « Mutualisation et coopération dans le cadre de la conservation partagée » organisée ce 30 mars 2010 au Centre Technique du Livre de l’enseignement supérieur (CTLes) (Marne la Vallée) sont directement à l’origine du contenu de ce billet.

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3 réflexions sur “Conservation partagée…

  1. Humm… en tout cas j’imagine très bien un collègue de ma BU agir comme cet Arsène

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  2. No comment en ce qui me concerne… 😉 Joker !

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  3. Pingback: frenaville

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